Så behandlar vi på SH Pension dina personuppgifter

Vi på SH Pension jobbar ständigt med att du ska känna dig trygg. Det gäller även i hur vi behandlar dina personuppgifter. Att skydda din integritet är alltid av yttersta vikt för oss och därför har vi samlat information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor, kontaktvägar hittar du längst ned i detta dokument.

Vem har ansvaret för dina personuppgifter?

SH Pension är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i kontakt med oss. SH Pension ansvarar även för hur de används. Vi hanterar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen. Vi har även egna högt ställda etiska krav på behandling av personuppgifter. Det innebär att vi göra allt vad vi kan för att skydda din integritet och dina personuppgifter från obehöriga.

Vad menas med personuppgifter?

Med personuppgifter menar vi information som kan kopplas till dig som person. Exempel på personuppgifter är personnummer, namn, civilstånd, adress, och IP-adresser. Det kan också vara mer integritetskänsliga uppgifter som exempelvis uppgifter om hälsa.

Med personuppgiftsbehandling menas till exempel insamling, registrering, strukturering, lagring, bearbetning, ändring, utlämning av en personuppgift.

Varför vi behöver dina personuppgifter?

Vi använder personuppgifter för att tillhandahålla våra tjänster på ett tryggt, korrekt och säkert sätt. Det är också en förutsättning för att vi ska kunna tillhandahålla avtalet med dig under avtalsperioden. Vi behöver exempelvis ditt personnummer för att säkert kunna identifiera dig och dina försäkringar, samt för att kunna lämna uppgifter om dina försäkringar, förbereda försäljning eller ge rådgivning. Vi behöver också behandla uppgifterna för att vi är skyldiga att göra det enligt lag. Här nedan kan du läsa om inom vilka användningsområden dina personuppgifter kan behandlas.

Fullgörande av avtal

Behandlingen av personuppgifter om dig är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt avtal i vilket du är part eller för att vidta åtgärder på begäran av dig innan ett sådant avtal ingås. Se exempel som nämns i stycket om användning av personuppgifter.

Rättslig förpliktelse

Behandlingen av personuppgifter om dig krävs enligt lag eller annan författning. Det kan vara behandlingar som beskrivs under stycket användning av personuppgifter men även behandlingar i sådana fall när du inte är avtalspart men vi har en rättslig förpliktelse att uppfylla.

Rättsliga anspråk

Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk i samband med tvister och andra förfaranden.

Intresseavvägning

Med intresseavvägning menas vi sparar och kan använda uppgifter för att kunna förbättra vår service, utveckla vår affär eller hitta nya kunder. I stycken om användning av personuppgifter kan du se vad det kan vara.

Detta används dina personuppgifter till

Här kan du se exempel på användning av personuppgifter som vi behöver samla in av legala skäl:

  • Samla in, registrera och administrera de uppgifter som behövs för avtal om försäkring och andra tillhörande tjänster
  • Göra riskbedömningar och beräkningar av premier och avgifter
  • Hantera ärenden, till exempel om du anmäler en skada eller vill ändra en försäkring
  • Följa lagar och regler, bland annat försäkringsrörelsereglerna
  • Utföra tester för att förbättra våra tjänster
  • Svara på dina frågor via webbformulär, telefon eller chatt
  • Ge pensionsrådgivning
  • Återförsäkra
  • Ta fram statistik som vi behöver i verksamheten
  • Utveckla och testa våra system för att hantera våra produkter och tjänster på ett säkert och effektivt sätt

Här nedan kan du se exempel på hur vi kan komma att använda dina personuppgifter i syfte att exempelvis förbättra vår service eller utveckla våra produkter:

  • Genomföra marknadsföring som till exempel direktmarknadsföring via e­post och sms
  • Marknads-­ och kundanalyser, i vissa fall inklusive profilering
  • Genomföra kundundersökningar
  • Utveckla och förbättra våra produkter och tjänster, både befintliga och nya

Vilka personuppgifter sparar vi om dig?

Vi inhämtar de personuppgifter som är nödvändiga i försäkringsverksamheten, som exempelvis ditt namn och din adress, personnummer, ekonomisk situation, eller hälsa direkt från dig genom webbformulär eller ansökningar på papper och telefonsamtal som spelas in. Vi kan även få personuppgifter från din arbetsgivare eller från andra parter som vi har samarbeten med. Vi inhämtar också personuppgifter om medförsäkrade och eventuella förmånstagare. I samband med försäkringsfall registreras också uppgifter om det som du ska få ersättning för. Dina personuppgifter är viktiga att behandla för att vi ska kunna tillhandahålla dig försäkring och tillhörande tjänster samt för att anpassa vår rådgivning till dina behov. Vilka uppgifter vi inhämtar beror på vilken försäkring eller tjänst vi avtalar om.

Vi använder även cookies på vår hemsida för att optimera din upplevelse, följa statistik och för att kunna utveckla hemsidan. Du kan ändra eller ta tillbaka ditt samtycke av cookies. Läs mer om vår användning av cookies här.

Personuppgifter samlas främst in från dig, men vi kan även samla in uppgifterna från en tredje part, som exempelvis vid gruppförsäkring där vi får uppgifter från din arbetsgivare som tecknar någon form av gruppförsäkring hos oss.

Vi inhämtar också personuppgifter från offentliga källor, exempelvis SPAR, eller liknande personregister.

Personuppgifter som vi delar med andra parter

För att kunna leverera våra tjänster och för att följa lagar och regler, behöver vi ibland dela dina uppgifter med andra försäkringsbolag, leverantörer av IT­- infrastrukturtjänster, försäkringsförmedlare,  återförsäkringsbolag samt andra samarbetspartners. Vi ansvarar för och ställer samma krav på sekretess och säkerhet på våra underleverantörer som när vi själva behandlar dina uppgifter.

Vi delar också personuppgifter med myndigheter när vi har en rättslig skyldighet enligt lag eller juridisk process. I samband med tvister och andra förfaranden för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk kan personuppgifter också komma att lämnas ut till domstolar, nämnder och motparter.

Den rättsliga grunden för att lämna ut personuppgifter till andra organisationer är att vi ska kunna fullgöra våra avtal med dig eller uppfylla rättsliga förpliktelser. I vissa fall kan det även vara en intresseavvägning, till exempel vårt berättigade intresse av att marknadsföra produkter och tjänster.

Vi delar även dina personuppgifter med vissa organisationer och myndigheter som är självständigt personuppgiftsansvariga. Exempel på dessa är Min Pension och andra försäkringsbolag. Enligt lag är vi även skyldiga att lämna ut vissa personuppgifter till myndigheter som Skatteverket, Pensionsmyndigheten, Försäkringskassan och Kronofogdemyndigheten.

I de fall vi på grund av den tekniska utvecklingen överför personuppgifter till mottagare utanför EU och EES­-området, exempelvis till företag som i egenskap av personuppgiftsbiträde behandlar uppgifterna för vår räkning, gör vi vårt yttersta för att skydda din integritet och vidtar lämpliga skyddsåtgärder för säkerställande av att dina rättigheter och friheter tillvaratas, exempelvis genom ingående av standardiserade dataskyddsavtal i förening med kompletterande skyddsåtgärder.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter lagras bara så länge det är nödvändigt för att kunna uppfylla ändamålen med behandlingen. Dina personuppgifter sparas olika lång tid beroende på vad de används till. Till följd av att din försäkring hos oss har en lång löptid innebär det att SH Pension kan behöva lagra dina personuppgifter under en lång tid. Vi behöver även spara dina personuppgifter om det finns lagar som kräver det, eller för bevisning om vårt avtal med dig. Dina personuppgifter gallras eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in.

Personuppgifter kommer att sparas så länge ett avtalsförhållande består, annat åtagande eller rättsligt anspråk kan göras gällande och därefter i högst tio år utöver innevarande år med hänsyn till regler om preskription. I vissa fall kan uppgifterna komma att sparas längre tid på grund av annan lagstiftning såsom försäkringsavtalslagen som vi vid var tid måste uppfylla. Andra tidsfrister kan också gälla när personuppgifter sparas för andra syften än på grund av avtalsförhållandet, exempelvis bokföring.

Uppgifter som enbart behandlas för marknadsföringsändamål samt kundbearbetning och som inte leder till avtal sparas som längst sex månader.

Profilering och automatisering

Profilering

Med profilering avses automatisk behandling av personuppgifter, dvs utan mänsklig påverkan. Vi kan använda profilering för att kunna skicka relevant information och marknadsföring till dig som är baserad exempelvis på vart du bor eller hur gammal du är.

Automatiskt beslutsfattande

Vi använder oss inte av så kallat automatiserat beslutsfattande, det vill säga beslut som fattas utan mänsklig inblandning och som har rättsliga följder för dig eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig.

Dina rättigheter och hur du kan använda dem

För oss är det viktigt att vi alltid hanterar dina personuppgifter på ett transparant och lagligt sätt. Här nedan kan du läsa information om hur du kan använda dina rättigheter.

Registeruppdrag

Du har rätt att begära ut information om vilka personuppgifter vi behandlar, eller har till­ gång till, om dig (ett så kallat registerutdrag). För att göra det kan du skicka ett meddelande till oss via post, mejl eller kontakta oss via telefon. För att ingen annan ska kunna ges tillgång till dina uppgifter måste du identifiera dig när du begär registerutdrag

Dataportabilitet

Enligt dataskyddsförordningen har du i vissa fall rätt att få vissa av dina personuppgifter överförda till dig själv eller till en annan aktör (så kallad portabilitet av dina personuppgifter). För att omfattas av denna rättighet ska uppgifterna vara inhämtade direkt från dig, och de ska behandlas utifrån den lagliga grunden att fullgöra ett försäkringsavtal. Ansökan om dataportabilitet kan göras på samma sätt som ansökan om registerutdrag. En förutsättning för att du ska kunna ta emot den elektroniska kopian är att du identifierat dig.

Invändning

Du har rätt att invända mot sådan behandling av personuppgifter som grundar sig på intresseavvägning. Du har även rätt att invända mot direktmarknadsföring. Det gör du enklast genom att skicka ett meddelande till oss via post, eller kontakta oss via telefon.

Rättelse och begränsning

Vi är skyldiga att ha korrekta och aktuella personuppgifter om dig. Om dina personuppgifter är felaktiga kan du begära rättelse eller komplettering av dessa. Du har även rätt att begära att vi begränsar viss behandling av personuppgifter om dig, exempelvis om du har invänt mot behandling av personuppgifter som grundar sig på intresseavvägning.

Radering – rätten att bli ”bortglömd”

Under vissa förutsättningar kan du begära att personuppgifter om dig raderas när de inte längre är nödvändiga för det ändamål för vilka de samlades in. Vi tar bort uppgifter om dig när dessa inte längre behövs, men kan på grund av annan lagstiftning vara skyldiga att spara uppgifter om dig för att uppfylla lagkrav.

Direktmarknadsföring

Om du inte vill att dina uppgifter ska användas för marknadsföring, vänligen kontakta oss på mailadressen nedan.

Om du är missnöjd med vår behandling av dina personuppgifter kan du lämna in ett klagomål  till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, www.imy.se. Om du bor eller arbetar i ett annat land än Sverige kan du också vända dig till tillsynsmyndigheten i det landet.

Kontakt personuppgiftsansvarig

Svensk Handel Pension Tjänstepensionsförening (802005-5631) är personuppgiftsansvarig.

Om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter kan du höra av dig till vår kundservice nedan. För registerutdrag kan du kontakta oss på postadress nedan.

Kundservice:
kontakt@shpension.se
Telefon: 010-471 87 70

Registerutdrag SH Pension
SH Pension
Regeringsgatan 60
103 29 Stockholm

Från och med 5 september 2022 har vi ny adress:

Postadress:
Box 17197
104 62 Stockholm

Besöksadress:
Brännkyrkagatan 14 A
118 20   Stockholm

Dataskyddsombud

SH Pensions dataskyddsombud har till uppgift att kontrollera att SH Pension behandlar personuppgifter i enlighet med lagar och regler. Om du har synpunkter som du vill att Dataskyddsombudet får kännedom om så kan du kontakta vårt dataskyddsombud på dpo@shpension.se

Senast uppdaterad 2022-06-21